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    Was bedeutet BPO?

    Das Kürzel BPO steht für Business Process Outsourcing und beschreibt die Auslagerung von Geschäftsprozessen an einen oder mehrere externe Dienstleister. Das Outsourcing erfolgt vor dem Hintergrund, das Unternehmen zu entlasten, indem nicht geschäftskritische Prozesse von externen Anbietern übernommen werden. Ziel ist, dass sich Unternehmen dadurch besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und die Effizienz steigern können. Ein Synonym für BPO ist KPO – Knowledge Process Outsourcing.

    Business Process Outsourcing Lösungen: Outsourcing primärer und sekundärer Prozesse

    Beim BPO wird zwischen dem Outsourcing primärer und sekundärer Unternehmensprozesse unterschieden:

    Outsourcing von Primärprozessen:

    • Produktion-/Dienstleistungserstellung
    • Forschung/Entwicklung
    • Marketing/Vertrieb
    • IT-Infrastruktur

    Outsourcing von Sekundärprozessen:

    • Personalwesen
    • Rechnungswesen (HR)
    • Kundenbetreuung – Customer Care (Callcenter)

    BPO mit Mehrwert erfordert detaillierte Analyse

    Bevor sich ein Unternehmen dazu entscheidet, Geschäftsprozesse an externe Dienstleister auszulagern, sollte es bedenken, dass ggf. Anpassungen der Prozesse erforderlich sind, z.B. in Hinblick auf die Software des Dienstleisters oder Sicherheitsstandards.

    Außerdem erfordern alle Modelle des Business Process Outsourcing eine detaillierte Ist- und Soll-Analyse, bei der u.a. folgende übergeordnete Fragestellungen eine Rolle spielen:

    • Welche Geschäftsbereiche sollen extern gemanaged werden und warum?
    • Welche Potenziale bietet die Auslagerung?
    • Wann muss man bei Problemen mit dem externen Dienstleister eingreifen?

    Unternehmen müssen bedenken, dass BPO nicht einfach eine Auslagerung bedeutet, sondern auch eine Veränderung bzw. Anpassung der internen Abläufe erfordert.

    Beispiele für BPO

    Am häufigsten werden Geschäftsprozesse in Bezug auf die Personalverwaltung ausgelagert. Dazu gehören vor allem:

    • Finanz- und Rechnungswesen/Buchhaltung
    • Personalabrechnung
    • betriebliche Altersvorsorge
    • Recruiting/HR-Management

    Weitere häufige Bereiche des Business Process Outsourcing sind:

    • Logistik
    • Beschaffung
    • Banken (Zahlungsverkehr, Kreditgeschäfte usw.)
    • Technische Dokumentation

    Vorteile und Nachteile desBusiness Process Outsourcing

    Hauptziel des BPO ist es, durch die Auslagerung Ressourcen zu sparen und den Fokus auf das Kerngeschäft zu legen. Im Detail profitieren Unternehmen folgendermaßen:

    • BPO-Dienstleister bietet Spezialwissen durch Fokus auf einen bestimmten Prozess – spart Zeit und Geld
    • Unternehmen kann mehr Kapazitäten in Kerngeschäft stecken und kann effizienter arbeiten
    • Reduzierung von Personalkosten/Personalbindung
    • Standards werden besser eingehalten
    • Qualität der ausgelagerten Prozesse steigt durch Experten-Know-how
    • mögliche Reduzierung der Umsatzsteuerlast durch Outsourcing
    • Betriebsrisiken werden auf den BPO-Dienstleister übertragen

    Trotzdem kann BPO auch Nachteile haben, was jedoch vor allem auf eine unzureichende Planung und Kommunikationen mit dem externen Dienstleister zurückzuführen ist:

    • Probleme bei Anpassungsprozessen zwischen BPO-Dienstleister und Auftraggeber
    • geringere Flexibilität
    • ggf. Probleme bei Wahrung von Betriebsgeheimnissen
    • ggf. erhöhter Abstimmungsbedarf mit dem BPO-Dienstleister
    • teils sehr hoher Kommunikationsaufwand mit dem externen Dienstleister, damit die Dienstleistungen auf die Bedürfnisse beider Parteien abgestimmt werden