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    Was bedeutet Bestandscontrolling?

    Unter dem Begriff Bestandscontrolling ist die Steuerung und Optimierung von Lagerbeständen zu verstehen. Damit gehört das Bestandscontrolling zu den zentralen Aufgaben in der Lagerverwaltung.

    Bei der Lagerung von Vorräten gibt es immer einen gewissen Handlungsspielraum, in dem man den Lagerbestand verschlanken kann, um die Höhe des gebundenen Kapitals zu beeinflussen. Um das zu erreichen, werden im Zuge des Bestandscontrolling Bestände kontrolliert, analysiert, bewertet und entsprechend angepasst.

     

    Unterschiede in den Bestandsarten

    Für die Analyse des Bestands wird er in verschiedene Kategorien unterteilt. Diese Einstufung nach Bestandsarten kann unterschiedlich ausfallen, je nach Tätigkeitsbereich oder Dienstleistung. Demnach gibt es die folgenden Einstufungs-Kategorien:

    Bestandsarten nach Funktion des Bestands:

    • Meldebestand
    • Sicherheitsbestand
    • saisonaler Bestand
    • inaktiver Bestand
    • Spekulationsbestand
    • Transitbestand

    Bestandsarten nach Verfallsdatum des Bestands:

    • verderblicher Bestand
    • nicht verderblicher Bestand
    • Bestand mit Verfallsdatum

    Bestandsarten nach Betriebsorganisation (bezieht sich auf die täglichen Abläufe rund um den Lagerbestand):

    • physisch vorhandener Bestand
    • Optimalbestand
    • Nettobestand
    • verfügbarer Bestand
    • Höchstbestand
    • Mindestbestand

     

    Aufgaben und Ziele des Bestandscontrolling

    Im Kern besteht die Aufgabe des Bestandscontrolling darin, ein transparentes Informationssystem zu liefern, das aktiv bei der Planung, Kontrolle und Optimierung von Beständen unterstützt. Wichtigstes Ziel dabei ist die Bestandsoptimierung zur Minimierung der Bestandskosten, wobei die Lieferfähigkeit gegenüber den Kunden weiterhin sichergestellt werden muss.

    Die Aufgaben im Bestandscontrolling beinhalten u.a. folgende Bereiche:

    • kontinuierliche Überwachung der Entwicklung der Lagerbestände und der Sortimentszusammensetzung
    • Beteiligung an der Planung der Lagerbestände
    • Überschüssige Bestände identifizieren
    • für Transparenz der Bestände auf allen Unternehmensebenen sorgen
    • Beurteilung der Bestände hinsichtlich ihrer unternehmensspezifischen Anforderungen
    • Controlling-Instrumente für operative Bereiche schaffen
    • regelmäßige Berichterstattung zur Entwicklung des Bestandscontrolling

    Die richtige Analyse des Bestands erfordert ein durchdachtes Bestandscontrolling. Der Umfang der vorgehaltenen Bestände muss stets einer kritischen Prüfung unterzogen werden, um die für die Bereithaltung der Vorräte anfallenden Kosten zu reduzieren. Das ist wichtig, um:

    • im immer stärker werdenden Wettbewerb zu bestehen
    • das Image des Unternehmens nicht zu gefährden
    • Produkte pünktlich und in einwandfreiem Zustand auszuliefern

    Im Grunde genommen läuft das Bestandscontrolling darauf hinaus, die richtige Balance zu finden zwischen einem hohen Servicegrad und einem niedrigen Bestand.

    Dabei gilt: Je umfangreicher das Sortiment, desto wichtiger sind differenzierte Strategien zur Bevorratung sowie Maßnahmen zur Bestandsoptimierung.

     

    Kennzahlen im Bestandscontrolling

    Kennzahlen gehören zu den wichtigsten Instrumenten des Bestandscontrolling. Sie treffen u.a. Aussagen über Reichweite und Umschlag des Lagerbestands. Hinzu kommen Kennzahlen, die sich aus Analysen und Messungen ergeben und wichtige Informationen für die Entscheidungsträger im Management liefern.

    Wichtige Kennzahlen im Bestandscontrolling sind z.B.:

    • Lagerreichweite
    • Bestandsstruktur
    • Vorratsintensität
    • Durchschnittlicher Lagerbestand
    • Umschlagshäufigkeit

     

    Möglichkeiten zur Bestandsoptimierung

    Die Bestandsoptimierung ist ein stetiger Prozess, in dessen Verlauf eine ständige Beobachtung und ggf. Anpassung erforderlich ist. Die Herausforderung besteht vor allem darin, den schwankenden Marktbedarf zuverlässig abzudecken – durch eine effiziente Planung und Steuerung aller Prozesse der Wertschöpfungskette.

    Auch wenn Bestandsoptimierungen grundsätzlich bei jedem Unternehmen sinnvoll sind, ist immer eine individuelle Herangehensweise erforderlich. Es muss bekannt sein, welche Faktoren im Unternehmen in welchem Umfang Einfluss auf die Lagerbestände haben und welche Logistikkosten damit verbunden sind.

    So können je nach Unternehmen und Branche z.B. folgende Optimierungspotenziale vorliegen:

    • Bedarfsprognose verbessern
    • Lagerhüter beseitigen
    • Optimierung der Produktionsprozesse
    • Supply Chain Management (Maßnahmen zur Senkung entlang der gesamten Supply Chain)

    Neben der Senkung der Kosten zur Lagerhaltung bieten ggf. auch die Logistikkosten einen Ansatz zur Bestandsoptimierung.

     

    Methode zur Optimierung der Bestände: ABC- & XYZ-Analyse

    Die bekannteste Methode für die Bestandsoptimierung ist die ABC-Analyse und die XYZ-Analyse. Mit relativ einfachen Mitteln und wenig Aufwand lassen sich mit diesen Analysen komplizierte Sachverhalte leicht nachvollziehen. Diese Verfahren müssen in bestimmten zeitlichen Abständen wiederholt werden.

    Grundgedanke der ABC-Analyse ist die Annahme, das Unternehmen unterschiedlich wichtige/wertvolle Artikel besitzen, die in die drei Kategorie A, B und C eingeteilt werden können:

    • A: mengenmäßig vergleichsweise geringer Anteil am Umsatz
    • B: mengenmäßig wichtiger Anteil am Umsatz
    • C: mengenmäßig starke Artikel

    Es spielt aber nicht nur der Gesamtverbrauch in einer bestimmten Zeitspanne eine Rolle, sondern auch der Verbrauchsverlauf der jeweiligen Artikel. So gibt es beispielsweise Güter mit einem konstant hohen Verbrauch, während andere Schwankungen unterliegen. Dementsprechend unterschiedlich sind die Möglichkeiten, den Bedarf vorherzusagen. Dieser Einfluss der Vorhersagegenauigkeit kann ebenfalls in die Analyse mit aufgenommen werden in Form der Kategorisierung in X, Y und Z:

    • X: Artikel mit regelmäßigem Bedarf – hohe Vorhersagegenauigkeit
    • Y: je nach Trend/Saison steigender oder fallender Verlauf – mittlere Vorhersagegenauigkeit
    • Z: sehr unregelmäßiger Bedarfsverlauf – niedrige Vorhersagegenauigkeit